6. Einstellungen

In den Einstellungen kannst du die Unternehmen innerhalb deiner bookman-Unternehmensgruppe anpassen und neue hinzufügen, wenn du das Recht dazu hast, Einstellungen zu verwalten. Außerdem kannst du die Nutzer in deiner Unternehmensgruppe verwalten. Hier können auch die Rollen und Rechte der einzelnen Nutzer angepasst werden. Klicke auf den jeweiligen Bereich, um mehr zu erfahren.

  • Unternehmen

    Unter dem Tab „Unternehmen“ findest du alle Unternehmen, die zu deiner Unternehmensgruppe in bookman gehören. Du kannst nur die Unternehmen bearbeiten, von denen du ein Teil bist. Um Teil von einem neuen Unternehmen zu werden, klicke auf deinen Nutzer und wähle unter „Zugriff auf Unternehmen“ das entsprechende Unternehmen aus, auf das du zugreifen können möchtest.

    Wählst du ein Unternehmen aus, was dir zugewiesen ist, kannst du die folgenden Einstellungen treffen oder ändern:

    • Name deines Unternehmens
    • Firmensitz mit Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land
    • USt-IdNr.: Umsatzsteuer-ID-Nummer deines Unternehmens
    • E-Mail-Import: Definiere hier eine E-Mail-Adresse, an die du zukünftig deine eingehenden Rechnungen weiterleiten kannst, um sie automatisch per E-Mail-In-Verfahren in bookman zu importieren.
    • Exporteinstellungen: Wähle aus, wie du deine Eingangsrechnungen aus bookman exportieren möchtest. Zur Auswahl stehen:
      • ZUGFeRD-Format: Das benötigst du in der Regel, um die Eingangsrechnungen in eine andere Software als DATEV zu übertragen.
      • PDF-Format: Du erhältst die Rechnungen aus bookman wieder heraus, wie du sie importiert hast – als PDF.
      • PDF & Buchhaltungsdaten (XML): Je nachdem welches Buchhaltungssystem du nutzt, benötigst du dieses Export-Format.
      • DATEV Document-Package: Für den Export nach DATEV Unternehmen Online benötigst du dieses Export-Format. Dazu musst du noch deine DATEV-Mandanten- und Beraternummer eingeben.

    In den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens kannst du auch dieses Unternehmen löschen. Ein neues Unternehmen erstellst du mit Klick auf das grüne Plus in der Einstellungsübersicht im Tab „Unternehmen“.

  • Nutzer

    Unter dem Tab „Nutzer“ findest du alle Nutzer in deiner Unternehmensgruppe in bookman. Klicke auf einen Nutzer, um ihn zu bearbeiten. Du kannst folgende Einstellungen treffen oder ändern:

    • Vorname, Nachname des Nutzers
    • E-Mail-Adresse, mit der er bei bookman angemeldet ist
    • Kürzel, welches für diesen Nutzer in bookman bei den Prüfschritten und Protokollen verwendet wird
    • Rollen und Rechte des Nutzers: Hier kannst du auswählen, welche Rollen und Rechte der Nutzer haben soll und auf welche Module er zugreifen können soll.
    • Zugriff auf Unternehmen: Wähle hier die Unternehmen innerhalb deiner Unternehmensgruppe aus, auf die der Nutzer Zugriff haben soll.

    Das bedeuten die Rollen, Module und Rechte:

    • Rollen:
      • Kaufmännische Prüfung: Prüft den Rechnungsinhalt auf rechtliche Richtigkeit (z. B. Rechnungsempfänger, umsatzsteuerliche Anforderungen, Lieferanteninformationen, Zahlbetrag, Zahlart etc.).
      • Sachliche Prüfung: Prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit (z. B. richtiger Artikel, richtige Menge, richtiger Preis und Leistungserhalt).
      • Geschäftsleitung (GL) Prüfung: Prüft die Rechnung optional nach voreingestellten Parametern (z. B. wenn der Rechnungsbetrag eine definierte Höhe überschreitet).
    • Module:
      • Rechnungscontrolling: Darüber können alle Rechnungen, die sich im Unternehmen gerade zur Prüfung im Umlauf befinden, nachverfolgt und gefiltert (z. B. nach drohendem Skontoverlust) werden. Meistens haben die kaufmännischen Nutzer Zugriff auf dieses Modul.
      • Zahlungen: Hier siehst du alle vollständig freigegebenen Rechnungen, die entsprechend der hinterlegten Zahlungskonditionen zur Zahlung vorgeschlagen werden. Meistens haben darauf nur kaufmännische Prüfer oder die Geschäftsleitung Zugriff.
      • Archiv: Im Rechnungsarchiv können alle Belege im bookman eingesehen werden – auch die, die bereits geprüft wurden – und nach individuellen Kriterien gefiltert werden.
      • Einstellungen: Hierüber werden die unternehmens- und nutzerbezogenen Einstellungen zentral verwaltet und individuelle Rollen und Rechte vergeben. Daher wird zumeist nur der Geschäftsleitung oder ausgewählten Nutzern Zugriff auf die Einstellungen gewährt.
    • Rechte:
      • Zugriff auf vertrauliche Belege: Du kannst optional einzelnen Nutzern Zugriff auf als vertraulich markierte Belege geben, die nicht jeder bookman-Nutzer einsehen kann. Nutzer mit diesem Recht können auch vertrauliche Belege im Archiv einsehen.
      • Eingeschränktes Archiv: Hat ein Nutzer dieses Recht, kann er nur die Belege im Archiv sehen, die ihm zur Prüfung zugewiesen sind oder waren.

    In den Einstellungen eines Nutzers kannst du auch diesen Nutzer löschen. Einen neuen Nutzer erstellst du mit Klick auf das grüne Plus in der Einstellungsübersicht im Tab „Nutzer“.

FAQs