Hilfe-Center

Du brauchst Hilfe bei der Einrichtung
  • Online Onboarding in 45 Minuten

    In einer 45min Onlinesession helfen wir dir, die Module ÔÇ×EinstellungenÔÇť und ÔÇ×ExportÔÇť zu konfigurieren. Brauchst du weiter Hilfe, kannst du das jederzeit dazu buchen. Mehr zu online Onboarding

  • Expertenhilfe - Onboarding/Coaching f├╝r Unternehmen

    bookmanCockpit ist einfach einzurichten. Falls du trotzdem lieber uns als Experten damit beauftragen m├Âchtest, werden wir dies gerne fu╠łr dich u╠łbernehmen.

    Mit praxisnaher Schulung und Anleitung von bis zu zwei Admin-Usern begleiten wir die Einrichtung und Konfiguration der Anwendung bis zur Bank und der Steuerkanzlei.

    30-Tage-VIP-Support mit anwendungsorientierten Tipps und Tricks f├╝r die t├Ągliche Arbeit mit der Anwendung, sowie Beratung hinsichtlich des Rollouts in deinem Unternehmen sind inklusive. Brauchst du weiter Hilfe, kannst du das jederzeit dazu buchen. Mehr zu Expertenhilfe

  • Anbindung an meinen Steuerberater

    Alles was du zur Anbindung an DATEV Unternehmen online wissen solltest, findest du hier

Digitaler Rechnungseingang statt Papierchaos

Die Belegerfassung ist der typische Flaschenhals bei der Buchhaltung vieler Unternehmen, da sie oft viel Zeit in Anspruch nimmt. Wird nicht alles richtig erfasst, kostet sie am Monatsende oder beim Jahresabschluss sogar noch viel mehr Zeit und vor allem Nerven. Entstehen dadurch Mehraufw├Ąnde beim Steuerberater kann es sogar richtig viel Geld kosten.

Dabei ist es m├Âglich den Zeitaufwand f├╝r die Belegerfassung und Pr├╝fung von Eingangsrechnungen mit einfachen Ma├čnahmen auf ein Minimum zu reduzieren.

Einmal richtig eingerichtet, wird mit bookmanCockpit jede digitale Rechnung automatisch erfasst. Alle Rechnungsinformationen werden von der Texterkennung automatisch ausgelesen, sodass du die Daten nur noch kontrollieren musst und mit einem Klick die Zahlung einleiten und direkt in die Finanzbuchhaltung deines DATEV Steuerberater ├╝bertragen kannst. Ein Workflow f├╝r die Freigabe der Rechnung ist falls ben├Âtigt auch gleich dabei.

Ganz ohne Pendelordner oder sp├Ąteres Einscannen f├╝r DATEV Unternehmen online. Das L├Ąstige und wenig nachhaltige Ausdrucken einer elektronischen Rechnung entf├Ąllt somit vollst├Ąndig. So kommst du der vollst├Ąndigen Digitalisierung wieder einen gro├čen Schritt n├Ąher und kannst dich endlich wieder um spannendere Dinge als deine Buchhaltung k├╝mmern.

Mit nur wenigen Schritten einfach und bequem zur vollautomatischen Belegerfassung von Eingangsrechnungen
  • Nutze bookmanCockpit mit der Funktion f├╝r E-Mail Rechnung

    Email-In ist in der Version bookmanCockpit PRO enthalten. Es ist dein pers├Ânliches Postfach mit eigener Wunsch-E-Mail-Adresse an die du eingehende Rechnungen deiner Lieferanten und Gesch├Ąftspartner weiterleiten kannst, um diese dann zu erfassen. Deine pers├Ânliche Wunsch-E-Mail-Adresse kannst du direkt in den Einstellungen selbst ausw├Ąhlen.

    Sie ist in etwa wie folgt aufgebaut: wunschname@rechnungseingang.de

    Schickst du ein Dokument an diese E-Mail-Adresse, wird es innerhalb weniger Minuten direkt in deinen pers├Ânlichen Postkorb gelegt. Damit das funktioniert, m├╝ssen folgende Bedingungen erf├╝llt sein:

    • Das Dateiformat muss PDF|ZUGFeRD sein,
    • Die Datei sollte nicht gr├Â├čer sein als 10MB
    • Das Dokument darf nicht Passwort gesch├╝tzt sein

    Unsere E-Mail Funktion ignoriert beim Import alle Inhalte der E-Mail bis auf das angeh├Ąngte Dokument. Kommt es zu einem Fehler, bekommst du per E-Mail eine R├╝ckmeldung.


    Best-Practice
    Wenn dir nicht heute schon alle Lieferanten eine E-Mail Rechnung schicken k├Ânnen und du Papierrechnungen noch mit einem Scanner oder Multifunktionsger├Ąt einscannen musst, dann richte die Funktion Scan to E-Mail ein. Damit sparst du dir nervigen Aufwand Papierrechnungen mit vielen Einzelschritten umst├Ąndlich zu digitalisieren. Um deinen Scanner auf ÔÇ×Scan to E-MailÔÇť einzurichten, wende dich an deinen Systemadministrator oder schaue dir die Dokumentation deines Anbieters an.


     

  • Richte E-Mail Weiterleitung ein und du hast noch mehr Komfort

    Die meisten Lieferanten und Gesch├Ąftspartner k├Ânnen dir schon heute ihre Rechnung per E-Mail zuschicken. Gerne stellen wir dir Musteranschreiben zur Verf├╝gung mit der Bitte auf E-Mail Rechnung umzustellen.┬á Anstatt deine Belege nun manuell in dein bookmanCockpit zu ├╝bergeben, richtest du einfach Weiterleitungen ein. Bei den meisten E-Mail Clients und E-Mail Anbietern ist das schnell gemacht.


    Best-Practice
    Ein m├Âglicher Filter kann wie folgt aussehen:

    • Betreff enth├Ąlt: Rechnung und
    • Anhang enth├Ąlt: *.pdf

    Als Regel kannst du einfach hinterlegen, dass die gefilterte E-Mail an deine pers├Ânliche bookmanCockpit E-Mail-Adresse wunschname@rechnungseingang.de weitergeleitet werden soll.

    In den meisten E-Mail Clients kannst du auch Regeln direkt aus dem Bereich Nachrichten in deinem Posteingang erstellen. M├Âglicherweise ist das bequemer f├╝r dich oder du m├Âchtest nicht einfach eine Regel f├╝r alle E-Mails mit PDF-Dateien im Anhang und dem Wort Rechnung im Betreff erstellen. Auch hier kann dein Systemadministrator leicht weiterhelfen.

  • Kontrolliere nur noch die sogenannten ÔÇť Metadaten ÔÇť der Eingangsrechnungen ÔÇô Klick und fertig !

    Die automatisch erfassten Belege landen wie oben erw├Ąhnt innerhalb weniger Minuten in deinem pers├Ânlichen bookmanCockpit Postkorb, wo du sie einfach pr├╝fen und zuweisen kannst. Dank unserer automatischen Verarbeitung mit KI (K├╝nstliche Intelligenz) wird ein Gro├čteil der Informationen auf deinen Belegen automatisch erkannt. In der Regel sollte nicht mehr als eine kurze Kontrolle der Daten und ein Klick n├Âtig sein, um einen Beleg abzuschlie├čen oder einem weiteren Pr├╝fer zu ├╝bergeben.

    So erfasste Belege stehen dir nach der Freigabe im bookmanCockpit Modul Zahlungen zur Verf├╝gung. Hier kannst du sie nach F├Ąlligkeit und Skonto optimiert mit einem Klick in die Zahlung ├╝bergeben.

Weitere Tipps f├╝r die einfache und bequeme Belegerfassung von Eingangsrechnungen
  • Einzelne Belege schnell mit der bookmanCockpit Mobile App erfassen

    Zwischendurch kommt auch immer mal ein Beleg rein, der nicht direkt per E-Mail weitergeleitet werden kann. Typische Beispiele daf├╝r sind Tankbelege oder Bewirtungsbelege. Die wichtigste Regel dabei ist die Belege direkt zu erfassen, sodass sie sich nicht anh├Ąufen. Dabei bietet es sich an eine Scan App zu nutzen, um die Belege schnell vom Tisch zu haben.

    Scan Apps wie Scanbot, Genius Scan etc. einfach ├╝ber ÔÇ×teilenÔÇť mit der bookmanCockpit Mobile APP nutzen.

    Mit einer Scan App kannst du gescannte Belege direkt an unsere  bookmanCockpit Mobile App übergeben die es als Android App und als iOS App für iPhone und iPad gibt.

    Besonders praktisch ist die OCR-Texterkennung in Verbindung mit den intelligenten Dateinamen bei solchen Scan Apps. Daten werden automatisch ausgelesen und stehen dann f├╝r die Namensgebung zur Verf├╝gung. So bekommen deine Dokumente direkt aussagekr├Ąftige Namen, sodass du sie schnell wiederfindest.

    Du kannst mehrseitige Belege erfassen und direkt mit unserer bookmanCockpit App teilen, freigeben und in die Zahlung ├╝bergeben. Alles einfach und bequem mit wenigen Klicks. Mehr zu der bookmanCockpit APP

  • Automatischer Abruf von Portalen wie Amazon oder Facebook

    bookmanCockpit in Kombination mit InvoiceFetcher oder GetMyInvoices kann Belege aus ├╝ber 5.000 Online-Portalen vollautomatisiert erfassen. Stelle bei unserem Partner einfach ├ťbergabe an bookmanCockpit ein und durch eine integrierte Schnittstelle landet die Rechnung direkt in deinem pers├Ânlichen Postkorb von bookmanCockpit zur Pr├╝fung und Freigabe.

    Besonders praktisch ist GetMyInvoices f├╝r Portale wie Amazon oder Facebook, wo du Rechnungen normalerweise nicht per E-Mail bekommst. Du kannst sogar einstellen, dass GetMyInvoices automatisch Rechnungen von Amazon anfordert.


    Best-Practice
    Sprich uns bei Interesse gerne auf GetMyInvoices an. Als bookmanCockpit Nutzer bekommst du sogar leicht verbesserte Konditionen und wir erledigen alle Formalit├Ąten und die Einrichtung f├╝r dich.


     

  • Gar keine Lust auf Belegerfassung ? Du brauchst bookmanCFO

    F├╝r alle die sich mit dem ganzen Thema Belegerfassung und Belegverarbeitung von Eingangsrechnungen nicht besch├Ąftigen m├Âchten, haben wir BookmanCFO.

    Dabei werden deine Belege mit der bookmanCockpit E-Mail Funktion automatisch importiert und zur Pr├╝fung und Bezahlung bereitgestellt.

    Wir kontieren anschlie├čend alles und weisen die Dokumente den passenden Transaktionen zu. Um alles richtig zu machen, stimmen wir den passenden Kontenrahmen vorher mit deinem DATEV Steuerberater ab.

    Alle Daten f├╝r den Monatsabschluss und die Zahlungen kannst du anschlie├čend mit nur einem Klick an deine DATEV Steuerkanzlei ├╝bermitteln. Der nervige Pendelordner hat endlich ausgedient!

    Genau das hast Du gesucht, dann vereinbare hier ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespr├Ąch: Mehr zu bookmanCFO