In einer 45min Onlinesession helfen wir dir, die Module „Einstellungen“ und „Export“ zu konfigurieren. Brauchst du weiter Hilfe, kannst du das jederzeit dazu buchen. Mehr zu online Onboarding
bookmanCockpit ist einfach einzurichten. Falls du trotzdem lieber uns als Experten damit beauftragen möchtest, werden wir dies gerne für dich übernehmen.
Mit praxisnaher Schulung und Anleitung von bis zu zwei Admin-Usern begleiten wir die Einrichtung und Konfiguration der Anwendung bis zur Bank und der Steuerkanzlei.
30-Tage-VIP-Support mit anwendungsorientierten Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit der Anwendung, sowie Beratung hinsichtlich des Rollouts in deinem Unternehmen sind inklusive. Brauchst du weiter Hilfe, kannst du das jederzeit dazu buchen. Mehr zu Expertenhilfe
Alles was du zur Anbindung an DATEV Unternehmen online wissen solltest, findest du hier
Die Belegerfassung ist der typische Flaschenhals bei der Buchhaltung vieler Unternehmen, da sie oft viel Zeit in Anspruch nimmt. Wird nicht alles richtig erfasst, kostet sie am Monatsende oder beim Jahresabschluss sogar noch viel mehr Zeit und vor allem Nerven. Entstehen dadurch Mehraufwände beim Steuerberater kann es sogar richtig viel Geld kosten.
Dabei ist es möglich den Zeitaufwand für die Belegerfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen mit einfachen Maßnahmen auf ein Minimum zu reduzieren.
Einmal richtig eingerichtet, wird mit bookmanCockpit jede digitale Rechnung automatisch erfasst. Alle Rechnungsinformationen werden von der Texterkennung automatisch ausgelesen, sodass du die Daten nur noch kontrollieren musst und mit einem Klick die Zahlung einleiten und direkt in die Finanzbuchhaltung deines DATEV Steuerberater übertragen kannst. Ein Worflow für die Freigabe der Rechnung ist falls benötigt auch gleich dabei.
Ganz ohne Pendelordner oder späteres Einscannen für DATEV Unternehmen online. Das Lästige und wenig nachhaltige Ausdrucken einer elektronischen Rechnung entfällt somit vollständig. So kommst du der vollständigen Digitalisierung wieder einen großen Schritt näher und kannst dich endlich wieder um spannendere Dinge als deine Buchhaltung kümmern.
Email-In ist in der Version bookmanCockpit PRO enthalten. Es ist dein persönliches Postfach mit eigener Wunsch-E-Mail-Adresse an die du eingehende Rechnungen deiner Lieferanten und Geschäftspartner weiterleiten kannst, um diese dann zu erfassen. Deine persönliche Wunsch-E-Mail-Adresse kannst du direkt in den Einstellungen selbst auswählen.
Sie ist in etwa wie folgt aufgebaut: wunschname@rechnungseingang.de
Schickst du ein Dokument an diese E-Mail-Adresse, wird es innerhalb weniger Minuten direkt in deinen persönlichen Postkorb gelegt. Damit das funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Unsere E-Mail Funktion ignoriert beim Import alle Inhalte der E-Mail bis auf das angehängte Dokument. Kommt es zu einem Fehler, bekommst du per E-Mail eine Rückmeldung.
Best-Practice
Wenn dir nicht heute schon alle Lieferanten eine E-Mail Rechnung schicken können und du Papierrechnungen noch mit einem Scanner oder Multifunktionsgerät einscannen musst, dann richte die Funktion Scan to E-Mail ein. Damit sparst du dir nervigen Aufwand Papierrechnungen mit vielen Einzelschritten umständlich zu digitalisieren. Um deinen Scanner auf „Scan to E-Mail“ einzurichten, wende dich an deinen Systemadministrator oder schaue dir die Dokumentation deines Anbieters an.
Die meisten Lieferanten und Geschäftspartner können dir schon heute ihre Rechnung per E-Mail zuschicken. Gerne stellen wir dir Musteranschreiben zur Verfügung mit der Bitte auf E-Mail Rechnung umzustellen. Anstatt deine Belege nun manuell in dein bookmanCockpit zu übergeben, richtest du einfach Weiterleitungen ein. Bei den meisten E-Mail Clients und E-Mail Anbietern ist das schnell gemacht.
Best-Practice
Ein möglicher Filter kann wie folgt aussehen:
Als Regel kannst du einfach hinterlegen, dass die gefilterte E-Mail an deine persönliche bookmanCockpit E-Mail-Adresse wunschname@rechnungseingang.de weitergeleitet werden soll.
In den meisten E-Mail Clients kannst du auch Regeln direkt aus dem Bereich Nachrichten in deinem Posteingang erstellen. Möglicherweise ist das bequemer für dich oder du möchtest nicht einfach eine Regel für alle E-Mails mit PDF-Dateien im Anhang und dem Wort Rechnung im Betreff erstellen. Auch hier kann dein Systemadministrator leicht weiterhelfen.
Die automatisch erfassten Belege landen wie oben erwähnt innerhalb weniger Minuten in deinem persönlichen bookmanCockpit Postkorb, wo du sie einfach prüfen und zuweisen kannst. Dank unserer automatischen Verarbeitung mit KI (Künstliche Intelligenz) wird ein Großteil der Informationen auf deinen Belegen automatisch erkannt. In der Regel sollte nicht mehr als eine kurze Kontrolle der Daten und ein Klick nötig sein, um einen Beleg abzuschließen oder einem weiteren Prüfer zu übergeben.
So erfasste Belege stehen dir nach der Freigabe im bookmanCockpit Modul Zahlungen zur Verfügung. Hier kannst du sie nach Fälligkeit und Skonto optimiert mit einem Klick in die Zahlung übergeben.
Zwischendurch kommt auch immer mal ein Beleg rein, der nicht direkt per E-Mail weitergeleitet werden kann. Typische Beispiele dafür sind Tankbelege oder Bewirtungsbelege. Die wichtigste Regel dabei ist die Belege direkt zu erfassen, sodass sie sich nicht anhäufen. Dabei bietet es sich an eine Scan App zu nutzen, um die Belege schnell vom Tisch zu haben.
Scan Apps wie Scanbot, Genius Scan etc. einfach über „teilen“ mit der bookmanCockpit Mobile APP nutzen.
Mit einer Scan App kannst du gescannte Belege direkt an unsere bookmanCockpit Mobile App übergeben die es als Android App und als iOS App für iPhone und iPad gibt.
Besonders praktisch ist die OCR-Texterkennung in Verbindung mit den intelligenten Dateinamen bei solchen Scan Apps. Daten werden automatisch ausgelesen und stehen dann für die Namensgebung zur Verfügung. So bekommen deine Dokumente direkt aussagekräftige Namen, sodass du sie schnell wiederfindest.
Du kannst mehrseitige Belege erfassen und direkt mit unserer bookmanCockpit App teilen, freigeben und in die Zahlung übergeben. Alles einfach und bequem mit wenigen Klicks. Mehr zu der bookmanCockpit APP
bookmanCockpit in Kombination mit InvoiceFetcher oder GetMyInvoices kann Belege aus über 5.000 Online-Portalen vollautomatisiert erfassen. Stelle bei unserem Partner einfach Übergabe an bookmanCockpit ein und durch eine integrierte Schnittstelle landet die Rechnung direkt in deinem persönlichen Postkorb von bookmanCockpit zur Prüfung und Freigabe.
Besonders praktisch ist GetMyInvoices für Portale wie Amazon oder Facebook, wo du Rechnungen normalerweise nicht per E-Mail bekommst. Du kannst sogar einstellen, dass GetMyInvoices automatisch Rechnungen von Amazon anfordert.
Best-Practice
Sprich uns bei Interesse gerne auf GetMyInvoices an. Als bookmanCockpit Nutzer bekommst du sogar leicht verbesserte Konditionen und wir erledigen alle Formalitäten und die Einrichtung für dich.
Für alle die sich mit dem ganzen Thema Belegerfassung und Belegverarbeitung von Eingangsrechnungen nicht beschäftigen möchten, haben wir BookmanCFO.
Dabei werden deine Belege mit der bookmanCockpit E-Mail Funktion automatisch importiert und zur Prüfung und Bezahlung bereitgestellt.
Wir kontieren anschließend alles und weisen die Dokumente den passenden Transaktionen zu. Um alles richtig zu machen, stimmen wir den passenden Kontenrahmen vorher mit deinem DATEV Steuerberater ab.
Alle Daten für den Monatsabschluss und die Zahlungen kannst du anschließend mit nur einem Klick an deine DATEV Steuerkanzlei übermitteln. Der nervige Pendelordner hat endlich ausgedient!
Genau das hast Du gesucht, dann vereinbare hier ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch: Mehr zu bookmanCFO